Expertentipps, um Zeitverschwendung durch unnötige Arbeitstreffen zu vermeiden

Machen Sie unnötigen Besprechungen ein Ende (Bild: Getty Images/iStockphoto)

Wie viele Stunden haben Sie in Besprechungen verbracht, die möglich gewesen wären? (und hätten möglicherweise auch sein sollen) E-Mails?

Wenn Sie an einem Freitagabend eine To-Do-Liste haben, die länger ist als die Padella-Warteschlange, zählt jede Minute. Kostbare Zeit zu verschwenden, die für eigentliche Arbeit aufgewendet werden könnte, ist einfach keine Option.

Das heißt nicht, dass Besprechungen keinen Wert haben, weil sie das Team zusammenhalten zur Kreativität, die durch persönliches Brainstorming entsteht.

Allerdings kommt es oft vor, dass sie vom Kurs abkommen und überfahren werden, wodurch Ihre Zeit verschwendet wird, ohne dass alle Anwesenden davon profitieren.

Eine Studie ergab, dass Führungskräfte fast 23 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringen, während Harvard Business Review herausfand, dass 92 % der Mitarbeiter Besprechungen als kostspielig und unproduktiv betrachten.

Darüber hinaus wirken sich diese unnötigen Zusammenkünfte nachweislich negativ auf das geistige und körperliche Wohlbefinden der Mitarbeiter aus und verringern gleichzeitig die Produktivität und Arbeitszufriedenheit.

Es muss etwas getan werden, aber es ist nicht ganz so einfach, Ihre digitalen Einladungen abzulehnen (zumindest wenn Sie keine Disziplinarstrafe wünschen). Stattdessen müssen Sie Ihre Besprechungen rationalisieren, um sicherzustellen, dass sie Ihnen nicht mehr Zeit als unbedingt nötig rauben.

Gewinnen Sie Ihre Zeit zurück mit diesen Tipps von Joshua Zerkel, CPO und Leiter Global Engagement Marketing (Community) bei Asana.

Führen Sie ein Meeting-Audit durch

„Da 58 % des Arbeitstages mit „Arbeit rund um die Arbeit“ verbracht werden (unnötige Besprechungen und Arbeitskoordinationsaufgaben wie das Einhalten von Fristen oder die Suche nach Informationen), werden die Mitarbeiter ständig von den Fachaufgaben abgelenkt, für die sie eingestellt wurden“, sagt Joshua erzählt Metro.co.uk. „Der Umgang mit Meeting-Blähungen ist eine der schnellsten Möglichkeiten für Teams, Zeit zurückzugewinnen.“

Werfen Sie dazu einen Blick auf die Meetings, die sich bereits in Ihrem Terminkalender befinden. Wenn die Mehrheit für die gleiche Zeitspanne gebucht ist (normalerweise 30 Minuten oder eine Stunde), kann dies darauf hindeuten, dass Sie nicht darüber nachgedacht haben, wie Sie die Zeit maximieren können.

Sie können dann mitbringen Geben Sie Ihre Analyse an Ihren Chef und das gesamte Team weiter und bleiben Sie dabei sachlich, statt sich auf meinungsbasierte Aussagen zu verlassen.

Einige Besprechungen sind notwendig – aber nicht alle (Bild: Getty Images)

Joshua fährt fort: „Es bedarf der Zusammenarbeit jedes Teams und jeder Abteilung, um dieses Problem zu beheben.“ Führungskräfte können ihren Teams die Möglichkeit geben, einzelne Kalender 48 Stunden lang zu löschen und dann nur wiederkehrende Besprechungen wieder hinzuzufügen, die als wirklich wertvoll und notwendig erachtet werden.'

Als Asana Besprechungen durchführte Doomsday“ wurden insgesamt 265 Stunden durch Anrufe und Konferenzen mit geringem Wert eingespart. Wie wirkt sich das auf die Effizienz aus?

Beschleunigen Sie die Arbeit

Nachdem Sie die Spreu vom Weizen getrennt haben, ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass die Besprechungen so kurz wie möglich gehalten werden.

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Joshua rät: „Wenn ein Meeting nur ein kurzes Gespräch sein soll, legen Sie es auf 10 Minuten fest, anstatt eine ganze halbe Stunde abzugrenzen.“ , da die Mitarbeiter automatisch davon ausgehen, dass das gesamte zugewiesene Team aufgebraucht werden muss.

„Versuchen Sie außerdem, wann immer möglich, Besprechungen um fünf oder zehn Minuten zu verkürzen.“ Wenn man die Leute früher gehen lässt, anstatt ein Meeting in die Länge zu ziehen, um die Zeit zu füllen, kann das einen bedeutenden Unterschied im Arbeitstag machen.'

Wenn es sich in die Länge zieht oder sich die Leute mit Themen befassen, die nichts damit zu tun haben, erwähnen Sie, was Andere Dinge, an denen Sie gerade arbeiten, oder Bereiche hervorheben, in denen Ihre Eingabe nicht erforderlich ist, und dann je nach Priorität zum Ausweichen auffordern.

„Ich ermutige die Leute oft, zwei aufeinanderfolgende 15-minütige Besprechungen zu vereinbaren“, fügt Joshua hinzu.

'Dies hat mindestens zwei Vorteile. Erstens neigen die Leute eher dazu, das erste Meeting pünktlich abzuschließen, um nicht zu spät zum zweiten zu kommen.

„Zweitens zeigen Untersuchungen, dass sich die Stunde vor einem Meeting aufgrund der Vorfreude verkürzt anfühlt, was sich negativ auf die Konzentration auswirkt.“ Die Planung von zwei aufeinanderfolgenden 15-minütigen Besprechungen trägt dazu bei, die negative Vorlaufzeit zu minimieren und die Produktivität zu steigern.'

Seien Sie vorbereitet

Wenn Besprechungen unkonzentriert sind, kann viel Zeit verschwendet werden. Daher ist eine Tagesordnung erforderlich, um die Dinge strukturiert und prägnant zu halten.

Wenn Sie ein Manager sind, sollten Sie erwägen, vor jeder Besprechung eine Tagesordnung zu erstellen, oder wenn Sie ein Angestellter sind, schlagen Sie die Vorgehensweise Ihrem Chef vor. Formulieren Sie es so, dass es Ihnen hilft, beim Thema zu bleiben, und nicht als Kritik an ihrem Führungsstil, um zu verhindern, dass sie in die Defensive geraten.

Um hier eine echte Wirkung zu erzielen, sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter dazu befähigen, abzulehnen „Besprechungen ohne Tagesordnung“, fügt Joshia hinzu.

„Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte zu produktiven Diskussionen führen und unnötige Diskussionspunkte vermieden werden, die durch eine kurze Nachricht behandelt werden können.“

'Wenn Mitarbeiter wissen, dass Besprechungen kurz und auf den Punkt gebracht werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie aufmerksam sind und einen sinnvollen Beitrag leisten.'

Qualität vor Quantität ist hier das Ziel, um den Stress und das Burnout zu lindern, das Sie verspüren, wenn Sie als Ergebnis eine Kalendereinladung erhalten.

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